ویژگیهای سند رسمی و سند محضری

_{^{شرایط مورد نیاز برای یک سند رسمی و محضری}}

_{^{1- شکل مادی سند}}

به طور کلی سند از حیث شکل تنظیم تابع محل تنظیم آن است.

ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ مقرر می دارد کلیه اسناد رسمی باید در اوراق مخصوص که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می شود تنظیم شود، بنابراین تقریر اراده و اقرار مراجعان روی هر کاغذ و به هر نحوی ممکن نیست.

_{^{2- مقام مجاز}}

سند برای آنکه رسمی بوده و از امتیاز آن بهره مند شود نیاز است در نزد مامور رسمی تنظیم شود.

اداره حقوقی در نظریات شماره ۲۳۶۶/۷ مورخ ۱/۹/۱۳۷۴ و نیز ۲۳۳۸/۷ مورخ ۱۴/۴/۱۳۷۸ مقرر می دارد که ماموران رسمی مقامات صلاحیت داری هستند که صلاحیت هر یک از آنان به مقدار اختیاری است که برای انجام آن کار خاص به آنان تفویض شده و برای مثال کارکنان ادارات در مواردی که قرارداد اجاره یی به نام اداره تنظیم می کنند چون بخشی از وظایف آنان را تشکیل نمی دهند، لذا سند تنظیمی در نزد آنان سند رسمی محسوب نمی شود.

_{^{3- محل تنظیم سند}}

برابر ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی محل استقرار سردفتر و کار وی دفترخانه نام دارد که باید برابر ماده ۴ همان قانون با معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت به این عنوان شناخته شود. باید توجه داشت در حقوق فرانسه چنین قیدی وجود نداشته و محل تنظیم سند هر محلی می تواند باشد و صرفاً نظارت سردفتر بر تنظیم سند اهمیت دارد. (اصطلاح شاهد معتبر یا عالی)

_{^{4- عدم مغایرت با قوانین}}

ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر می دارد سردفتران و دفتریاران وظیفه دارند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعان اقدام کنند، مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قانون باشد بنابراین سردفتر نمی تواند اقدام به ثبت سند متضمن معامله ربوی کند.

_{^{5- عدم مغایرت با مصوبات و دستورالعمل ها}}

هر سردفتر هنگام نیل به شغل سردفتری بر اساس ماده ۱۶ قانون دفتر اسناد رسمی متعهد می شود قوانین و نظامات کشور ایران و مربوط به دفاتر اسناد رسمی را رعایت کند.

این بخشنامه ها و نظامات و مقررات تا جایی که خلاف صریح قوانین نباشند لازم الاجرا هستند و بدیهی است در اسناد، نحوه تنظیم آن باید رعایت شوند، بنابراین برای مثال سردفتر نمی تواند بدون دریافت پاسخ استعلام از وضعیت بازداشت املاک اقدام به ثبت سند کند.

_{^{6- عدم مغایرت با نظم عمومی و اخلاق حسنه}} 

مفاد یک سند می تواند مغایرت صریح و مشخص با قوانین جاری کشور نداشته باشد ولی اساساً با نظم عمومی و اخلاق حسنه جامعه دارای مغایرت باشد. چنین سندی نیز مفاداً قابل تنظیم نیست. برای مثال سردفتر نمی تواند سندی مبنی بر تقسیم ارث بین فرزند خوانده و سایر ورثه خونی تنظیم کند یا فردی را متعهد به واردات و توزیع گوشت خوک کرده وجه التزامی نیز در این زمینه مقرر کند.

_{^{مسئول اداره دفترخانه اسناد رسمی}}

قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴ مقرر می دارد «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون ... منصوب و سردفتر نامیده می شود...» بنابراین رعایت مقررات قانون مذکور اصل بوده و بنابر نظریه تیرماه سال جاری اداره حقوقی مجلس به اعتبار و قوت خود باقی و لازم الاجرا است.

حال هر گاه سردفتری بدون رعایت مفاد این قانون به شغل سردفتری منصوب شود بدیهی است نمی توان وی را سردفتر دانست، زیرا برابر قواعد اصولی و عقلی از دایره امکان اطلاق خارج بوده و چون دلالت لفظی آن از باب دلالت مطابقه خارج است (که این در محل نزاع کاملاً جاری است) لذا از باب اطلاق لفظ که ظهور در نوع صحیح آن دارد، هنگامی که می گوییم سردفتر، مقصود سردفتری است که رعایت قانون در تمام مراحل انتخاب و اختبار و حدود اختیار مقام برگزیننده وی و رعایت شرایط شکلی و ماهوی صورت پذیرفته باشد.

_{^{موارد تخلف دفاتر اسناد رسمی}}

۱- دفتر تنظیم کننده وابسته به دستگاه قضایی نباشد و مثلاً وابسته به وزارت امور خارجه باشد (برای مثال تنظیم سند تعهد نزد کنسول) یا وزارت بازرگانی و دفاتر الکترونیک آن.
۲- سردفتر مذکور بدون رعایت ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و بدون جلب نظر کانون یا به رغم مخالفت با آن به شغل سردفتری منصوب شده باشد.
۳- دفترخانه بدون دفتریار مورد تایید سازمان ثبت به فعالیت خود ادامه دهد.
۴- محل تنظیم سند خارج از دفترخانه باشد که این محل می تواند شامل صلاحیت محلی تنظیم سند یعنی حوزه ثبتی محل ماموریت سردفتر و نیز محل استقرار سردفتر باشد، سند مذکور از حیث رسمیت محل نزاع است.